Petunjuk Pengoperasian Aplikasi Sistem Tata Kelola Keuangan Desa (SISKEUDES) page 1-10

BAB I PETUNJUK UMUM PENGGUNAAN APLIKASI

A. GAMBAR UMUM APLIKASI

Aplikasi tata kelola keuangan desa ini pada awalnya dikembangkan Perwakilan BPKP Sulawesi Barat sebagai proyek percontohan di lingkungan BPKP pada bulan Mei 2015. Aplikasi ini telah diimplementasikan secara perdana di Pemerintah Kabupaten Mamasa pada bulan Juni 2015. Keberhasilan atas pengembangan aplikasi ini selanjutkan diserahkan kepada Deputi Kepala BPKP Bidang Pengawasan Penyelenggaran Keuangan Daerah setelah melewati tahapan Quality Assurance (QA) oleh Tim yang telah ditunjuk. Terhitung mulai tanggal 13 Juli 2015 aplikasi keuangan desa ini telah diambil alih penanganannya oleh Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah BPKP di Jakarta. Aplikasi keuangan desa ini menggunakan database Microsoft Acces sehingga lebih portable dan mudah diterapkan oleh pengguna aplikasi yang awam sekalipun. Secara teknis transaksi keuangan desa termasuk dalam kelompok skala kecil, sehingga lebih tepat ditangani secara mudah dengan database acces ini. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer hanya dikhususkan untuk tujuan tertentu atau volume transaksi sudah masuk dalam kategori skala menengah. Penggunaan aplikasi keuangan desa harus mendapatkan persetujuan dari BPKP selaku pengembang aplikasi. Pemerintah Daerah dapat mengajukan permohonan penggunaan aplikasi ini kepada Perwakilan BPKP setempat. Pengajuan penggunaan aplikasi agar dikoordinasikan oleh Pemerintah Daerah sehingga dapat diterapkan pada seluruh desa yang ada pada pemerintah daerah yang bersangkutan. Persetujuan penggunaan aplikasi dilakukan dengan cara memberikan kode validasi dan sml pemda yang dikeluarkan secara resmi oleh BPKP.

B. DATABASE DAN SISTEM KONEKSI DATA

Koneksi database harus dilakukan pada saat pertama kali aplikasi digunakan. Koneksi database disimpan dalam file config.ini pada folder aplikasi keuangan desa. Koneksi database secara default menggunakan tab koneksi Microsoft Acces Database seperti tampak pada gambar berikut.

Pada inteface koneksi data tersedia 2 pilihan opsi koneksi, via ODBC (Open Database Connectivity) atau Direct Acces. Dengan koneksi via ODBC, aplikasi keuangan desa melakukan pembacaan data tidak secara langsung ke Driver MsAcces akan tetapi menggunakan mesin ODBC pada sistem operasi windows. Sedangkan Direct Acces pembacaan file langsung dilakukan pada file database yang bersangkutan. Penggunaan opsi koneksi ODBC mengharuskan sistem komputer terinstall Microsoft Jet OleDB 4.0 pada Microsoft Office 2000-2003. Sehingga untuk komputer yang tidak terinstall office 2003 tidak dapat menggunakan fitur ini. Apabila ingin tetap menggunakan fitur ini adalah dengan cara menambahkan instalasi Office Acces 2003 atau Acces Database Engine. Untuk memastikan apakah fitur ini dapat digunakan dapat dilihat pada Control Panel Windows pada tab System & Security => Adminstratif Tools => Datasource (ODBC seperti tampak pada gambar berikut.

Secara teknis penggunaan opsi via ODBC lebih disarankan dan lebih menjamin keamanan data dari kerusakan (corrupt) dan dapat digunakan pada mode multiuser dengan cara melakukan sharing folder database “DataAPBDes.mde”. Penggunaan opsi Direct Acces membuat aplikasi langsung melakukan pembacaan file pada database keuangan desa. Opsi ini digunakan apabila dalam komputer tidak tersedia Microsoft Jet Oledb4.0 untuk “*.mdb” pada komputer yang hanya terinstall office2007, 2010 atau 2013. Penggunaan opsi ini tidak disarankan karena pada kondisi tertentu, seperti komputer lambat, low memory atau komputer terinfeksi virus dapat membuat database rusak atau corrupts. Penggunaan opsi ini hanya untuk single user atau dengan kata lain hanya untuk komputer PC atau Laptop secara stand alone (tidak menggunakan jaringan). Penggunaan aplikasi dengan mode ODBC lebih disarankan bila dibandingkan dengan mode Direct Acces demi keamanan data. Untuk komputer yang sudah terlanjut terpasang Office 2007 s.d 2013 agar menambahkan office acces 2003 sehingga dapat menggunakan fitur ODBC. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer agar menghubungi Tim Pengembang. Tatacara pengoperasian dan penggunaan aplikasi pada dabase SQLServer sama seperti tatacara penggunaan database pada aplikasi Simda BPKP. Untuk pemeliharaan data keuangan desa pada database microsoft acces, pengguna aplikasi agar melakukan compact and repair database secara berkala untuk

memampatkan database. Proses ini dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali. Cara melakukan compact and repair database adalah dengan membuka database aplikasi keuangan desa “DataAPBDes.mde” pada folder aplikasi dan memilih menu yang tersedia seperti tampak pada gambar dibawah ini.

Proses pemampatan data hanya dapat dilakukan ketika aplikasi sedang tidak aktif. Oleh karena itu aplikasi keuangan desa harus ditutup dengan sempurna terlebih dahulu sebelum proses compact and repair database dilakukan.

C. ADMINISTRASI DATA USER

Menu administrasi data user digunakan untuk menentukan user_id, password dan level pengguna aplikasi keuangan desa. Menu Parameter Data hanya boleh diakses oleh user_id dengan level administrator yang ditempatkan pada Kabupaten/Kota. Sedangkan menu lain diakses operator pada tingkat desa dan kecamatan.

Dalam menu ini juga ditetapkan batasan kewenangan pengguna aplikasi untuk mengakses fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi. Administrator menetapkan batasan menu yang dapat diakses oleh user/operator aplikasi desa.

D. PARAMETER UMUM 

Pengisian data umum adalah proses pertama yang harus dilakukan. Tanpa pengisian data umum, maka akan ada beberapa proses yang tidak dapat dilakukan serta dalam output/laporan yang tidak dapat terinformasi secara lengkap.  Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa parameter data umum dikelola oleh adminstrator pada tingkat Kabupaten/Kota. Pemerintah Desa tidak diperbolehkan melakukan pengubahan atau penambahan tanpa ijin dari administrator pada tingkat Kabupaten/Kota.

1) Parameter Data Umum Pemda Menu Data Umum Pemda digunakan untuk melakukan penginputan data umum pemerintah daerah yang akan menggunakan aplikasi keuangan desa ini, seperti nama pemda, alamat, ibu kota, dan tahun anggaran.  

Langkah-langkah pengisian Data Umum Pemda adalah sebagai berikut:  

Menu parameter data umum pemda pada kolom Nama Pemda tidak dapat diganti atau dikunci dengan kode provinsi dan kabupaten kota beserta tahun anggaran. Hal ini terkait dengan monitoring pengguna aplikasi keuangan desa secara berjenjang dan kepentingan kompilasi data keuangan desa secara nasional. Kode Provinsi dan Kabupaten/Kota mengacu pada kodifikasi wilayah yang tercantum dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 2015 tentang Kode dan Data Wilayah Administrasi Pemerintahan.

2) Parameter Kecamatan dan Desa Menu Parameter Kecamatan dan Desa digunakan untuk melakukan penginputan data Kecamatan dan Desa yang terdapat pada kabupaten yang bersangkutan. Kode dan urutan wilayah administrasi kecamatan mengacu pada kodifikasi data administrasi wilayah sebagaimana tercantum dalam Permendagri Nomor 56 Tahun 2015. Sehubungan dengan adanya perubahan dan pemekaran wilayah untuk urutan kode, urutan dan nama desa yang belum terdaftar agar ditetapkan melalui Peraturan Kepala Daerah sesuai dengan kondisi yang terakhir. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput data kecamatan dan desa adalah sebagai berikut :

Pilih Parameter => Tabel Kecamatan - Desa Klik pada tombol Tambah selanjutnya isi data dibawah ini dan diakhiri dengan tombol Simpan

Lakukan double klik pada nama kecamatan, secara otomatis akan pindah pada tab Desa. Selanjutnya lakukan pengisian kode desa dan nama desa. Untuk daerah dengan otonomi khusus penyebutan kecamatan dapat diganti menjadi distrik atau desa menjadi gampong atau kampung atau nagari.

3) Referensi Bidang dan Kegiatan Menu Referensi Kegiatan digunakan untuk melakukan penginputan data bidang dan kegiatan yang ada pada pemerintah desa. Sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 114 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembangunan Desa, bidang pembangunan dalam Pemerintahan Desa diklasifikasikan menjadi 5  (lima) yaitu:
a. Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan Desa;
b. Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa;
c. Bidang Pembinaan Kemasyarakatan Desa;
d. Bidang Pemberdayaan Masyarakat Desa; dan e. Bidang Belanja Tak Terduga.

Untuk membuka parameter bidang dan kegiatan lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Pilih Parameter => Referensi Bidang Kegiatan

Pengguna aplikasi agar tidak melakukan perubahan data bidang sebagaimana diatur dalam Permendagri Nomor 114 Tahun 2014 tersebut di atas, kecuali apabila terdapat perubahan peraturan dimaksud.  Sedangkan untuk kode dan daftar kegiatan digunakan menginput jenis kegiatan yang akan dilaksanakan pemerintah desa dalam tahun yang bersangkutan. Untuk keseragaman dan keselarasan dalam pembangunan desa, kode dan nama kegiatan yang akan dilakukan oleh Pemerintah Desa agar mengacu pada Peraturan Kepala Daerah tentang Keuangan Desa.  Untuk menginput data kegiatan pada masing-masing bidang lakukan langkahlangkah berikut: Lakukan double klik pada nama bidang yang akan diisi kegiatannya. Sehingga tampak daftar nama kegiatan yang ada dalam bidang dimaksud.